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Buchführung: Das wünscht sich das Finanzamt (Teil 1)

Artikel vom:

23.06.2015

Themen:

Rechnungswesen, Aufbewahrung, Vorratsbeständen, ordnungsmäßiger Buchführung, Nachvollziehbarkeit, Nachprüfbarkeit, Geschäftsvorfall, Unbare Geschäftsvorfälle, Eingangsrechnunge, Nichtbuchführungspflichtig

Das Finanzministerium hat am 14.11.2014 in einem ausführlichen 37-seitigen Schreiben kundgetan, was sich die Finanzverwaltung von einem ordentlichen Unternehmer wünscht. In Teil 1 geht es um Aufzeichnungen, Aufbewahrung und Erfassung von Geschäftsvorfällen.

Aufzeichnungen und Aufbewahrung

Aufzubewahren sind generell alle Unterlagen, die zum Verständnis und zur Überprüfung von Bedeutung sind. So müssen auch Aufzeichnungen zur Bewertung von Vorratsbeständen, Rückstellungen etc. zusätzlich zu den Belegen vorhanden sein. Wird ein EDV-System verwendet, können die Aufzeichnungen auch auf Datenträgern geführt werden, soweit die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung beachtet werden. Dazu gehören die Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit, die Beachtung der Grundsätze der Wahrheit, Klarheit und fortlaufenden Aufzeichnung sowie Vollständigkeit, Richtigkeit, Ordnung und Unveränderbarkeit. Eingegangene Unterlagen sind in unveränderter Form aufzubewahren, das bedeutet: Bei in Papierform versandten Rechnungen reicht ein Doppel des versendeten Dokuments. Werden sie elektronisch erstellt und versandt, müssen die zugehörigen Daten aufbewahrt werden.

Erfassung von Geschäftsvorfällen

Jeder Geschäftsvorfall muss zeitnah, d. h. möglichst unmittelbar nach seiner Entstehung erfasst werden. Kasseneinnahmen und -ausgaben sollen täglich festgehalten werden. Unbare Geschäftsvorfälle sind innerhalb von 10 Tagen zu erfassen. Bei zeitlichen Abständen zwischen Entstehung und Erfassung des Geschäftsvorfalls sind geeignete Maßnahmen zur Sicherung der Vollständigkeit zu treffen, z. B. durch geordnete Ablage der Belege. Eingangsrechnungen, die nicht innerhalb von 8 Tagen beglichen werden, müssen innerhalb dieser 8 Tage erfasst oder geordnet abgelegt werden.

Für Nichtbuchführungspflichtige gilt:

Die Erfassung der unbaren Geschäftsvorfälle eines Monats kann bis zum Ablauf des folgenden Monats erfolgen, wenn sichergestellt ist, dass die Unterlagen bis zu ihrer Erfassung nicht verloren gehen, z. B. durch laufende Nummerierung, durch Ablage in besonderen Mappen und Ordnern oder durch elektronische Aufzeichnungen. Werden die Buchungen erst außerhalb der Monatsfrist getätigt, sind die Anforderungen der Finanzverwaltung nur erfüllt, wenn die Geschäftsvorfälle fortlaufend richtig und vollständig aufgezeichnet oder in Ordnern oder Kästen festgehalten werden.

Fazit: Wer die neuen Vorschriften nicht beachtet, kann Ärger mit dem Finanzamt bekommen.


Lesen Sie hier den 2. Teil der Serie.

© InfoMedia


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