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Buchführung: Digital liegt im Trend

Anekdoten über Schuhkartons voller Belege werden bald der Vergangenheit angehören. Die digitale Datenverarbeitung erleichtert die Organisation des Belegwesens und bietet Unternehmern viele Vorteile.

Die Grundlage für digitales Belegwesen ist die zentrale Speicherung im Rechenzentrum eines der Anbieter für Buchhaltungssoftware. Die Belege müssen nicht mehr monats- oder quartalsweise gesammelt und zum Buchen an die Steuerkanzlei abgegeben werden.

Die Vorbereitung des Mandanten beschränkt sich darauf, dass er die Buchungsbelege einfach nur scannt oder faxt. Die Belege können somit tagesaktuell bereitgestellt werden und stehen dem Unternehmen im Original trotzdem immer zur Verfügung.

Alles im Blick

Ein weiterer Vorteil der digitalen Belegerfassung: Mühsames Suchen entfällt, weil der entsprechende Beleg nur einen Mausklick vom Buchungssatz entfernt liegt. Mandanten profitieren außerdem dadurch, dass sie auf Wunsch jederzeit auf ein elektronisch auswertbares Archiv zugreifen können. Geschäftliche Vorgänge lassen sich so in einem Bruchteil der Zeit nachvollziehen und das Suchen in umfangreichen Belegordnern gehört der Vergangenheit an. Die Vorteile solcher Archivfunktionen zeigen sich vor allem dann, wenn es gilt, auf Basis exakter Geschäftszahlen unternehmerische Entscheidungen zu treffen.

Auch Kassenbewegungen können jetzt direkt im Rechenzentrum erfasst und mit dem zugehörigen Beleg verknüpft und verarbeitet werden. Bei Erfassung der Rechnungseingänge per EDV können zudem Zahlungen direkt online beauftragt werden. Das spart Zeit und kann potentielle Fehlerquellen vermeiden.

Fazit:

Durch digitale Belegerfassung sparen Unternehmer Zeit und haben einen besseren Überblick über die Zahlen ihres Betriebs. Die Anforderungen an eine ordnungsgemäße Buchführung können so schneller und besser erfüllt werden. Wir beraten Sie gerne.

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